Najmanjša velikost stojnice

Najmanjša velikost stojnice je običajno 9 m², lahko pa tudi več. Manjši prostor je mogoče dobiti samo izjemoma, če ostane na voljo med večjimi stojnicami. Najmanjša velikost je določena z vsakokratnimi splošnimi pogoji vsakega sejma.

Odpoved sejemskega nastopa

Čeprav ima vsako sejemsko podjetje nekoliko drugačna pravila (splošne pogoje), pa lahko kljub temu pri vseh zasledimo določene podobnosti. V grobem velja, da je vsaka  prijava zavezujoča, odstop od nje pa običajno pomeni najmanj stroške odjave (ki so navedeni v splošnih pogojih), v najslabšem primeru pa tudi obveznost plačila celotne pogodbene vrednosti (najemnine in vseh pripadajočih pristojbin). Pri Frankfurtskem sejmu je prijava neobvezujoča; obvezujoča postane s podpisom ponudbe.

Cene in popusti

Cene so običajno navedene za najem kvadratnega metra neopremljenega razstavnega prostora, in sicer v neto znesku. Na sejmih v Nemčiji ni “slabših” in “boljših” prostorov v halah (in s tem različnih cen), temveč se cene razlikujejo zgolj glede na število odprtih strani stojnice. Najcenejša je vrstna stojnica (odprta na eno stran), najdražji je otok (stojnica odprta na vse štiri strani). Na vse cene je treba prišteti pristojbino 0,60 €/m2 za nemško strokovno sejemsko združenje AUMA. Pri nekaterih sejmih se zaračuna tudi okoljevarstveni dodatek (običajno ne presega 4,00 €/m²). Razstavljavci lahko dobijo nekoliko nižje cene za tako imenovane zgodnje prijave ali za najem prostorov, ki presegajo določeno število kvadratnih metrov (denimo več kot 300). Poskuse pogajanj za doseganje nižjih cen od objavljenih vam odsvetujemo, ker se večina nemških sejemskih podjetij o tem preprosto ne pogaja.

Obvezni vpis v katalog (medijski paket)

Pri izračunu stroškov ne pozabite na obvezni vpis v katalog, običajno se imenuje medijski paket. Katalogov v knjižni obliki praktično ni več, zdaj so na voljo spletni katalogi oziroma iskalniki ter aplikacije za pametne telefone in tablice. Pri hibridnih sejmih so na voljo še nekoliko razširjene različice, ki omogočajo video klice in vrsto drugih funkcij. Vse te različne spletne platforme lahko razstavljavci v večjem delu sami urejajo in oblikujejo. Pomembno je, da razstavljavec ostane v teh katalogih tudi po sejmu (do zamenjave kataloga za naslednji sejem). To pomeni, da je obiskovalcem spletnih strani viden eno leto pri letnih sejmih oziroma tja do štirih let pri sejmih, ki so organizirani na štiri leta. Hkrati imajo razstavljavci možnost, da spreminjajo oziroma osvežujejo vsebino teh zapisov tudi po sejmu.

DDV pri sejemskih nastopih v Nemčiji

Pri obračunu DDV za sejemske nastope v Nemčiji velja nekaj posebnosti, ki jih denimo slovenska ali hrvaška zakonodaja ne poznata. DDV se zavezancem za DDV ne obračuna, če je pri naročilu sejemskih storitev izpolnjen pogoj “1+3”, kar pomeni naročilo “neopremljenega razstavnega prostora in še najmanj treh spremljajočih storitev”. Ta pogoj je skorajda vsakokrat izpolnjen, saj so na računu vedno izkazane še naslednje postavke: plačilo pristojbine za nemško sejemsko združenje AUMA (0,60 € m2), obvezni vpis v katalog (medijski paket) in brezplačne vstopnice za razstavljavce.

Pri vseh izdanih računih za opravljeno storitev zavezancem za DDV velja obrnjena davčna obveznost.

Pri skupinskih nastopih obstaja možnosti, da sorazstavljavci naročajo dodatne storitve v svojem imenu in za svoj račun. V nekaterih pogoj »1+3« ne bo izpolnjen, možni pa so tudi drugačni primeri, zaradi katerih bo DDV izkazan in obračunan. Zavezanci za DDV lahko pod določenimi pogoji uveljavljajo povračilo plačanega DDV od Nemčije neposredno v sistemu e-davkov (za večino zavezancev izpolnjevanje teh pogojev ne bo problem).

Razstavljavci naročajo vrsto storitev tudi pri zunanjih izvajalcih, običajno so to pogodbeni partnerji sejma. Ti izdajajo svoje račune in obračunavajo DDV glede na pravila, ki veljajo za njihove storitve, v večini primerov pa velja, da je kraj obdavčitve kraj, kjer je bila storitev opravljena.

Naročanje tehničnih priključkov in drugih storitev

Ko dobite dostop do spletne aplikacije za naročanje tehničnih priključkov, drugih storitev in opreme, si takoj izpišite roka za naročanje. Po preteku rokov večina zaračunava penale za pozno naročanje, ki lahko dosežejo do 35 odstotkov vrednosti naročila.

Ne pozabite, da določena oprema ali storitve (parkirišča, na primer) niso na voljo v neomejenem obsegu, zato ne odlašajte z naročili.

Kateri tehnični priključki so obvezni

Načeloma nobeni, vendar absolutno odsvetujemo, da zaradi varčevanja ne bi naročili električnega priključka (za razsvetljavo). Pri oblikovanju razstavnega prostora je namreč treba upoštevati preprosto pravilo, da luči ni nikoli dovolj. Kljub temu pri manjših stojnicah povsem zadostuje priključek moči 1 – 3 kW, za katerega praviloma ne boste odšteli več kot 300 €. Pri določenih paketih se poraba obračuna naknadno (pri Düsseldorfskem sejmu, denimo, stane v letu 2022 0,62 €).

Neposredna prodaja na strokovnih sejmih

Na strokovnih sejmih je neposredna prodaja strogo prepovedana, zaradi kršitve tega določila pa lahko organizator zapre razstavni prostor. Strokovni sejmi so namenjeni izključno medpodjetniškemu trženju (business-to-business), ne pa prodaji končnim kupcem. Načeloma to velja tudi na tistih strokovnih sejmih, ki so denimo zadnji dan odprti za splošno javnost. Možna so tudi odstopanja od splošnega pravila, ki pa so vedno natančno navedena, denimo, da je ena hala namenjena neposredni prodaji.

Zasedenost razstavnega prostora v času sejma

S tem, ko je vaše osebje na stojnici vsak dan od začetka do konca sejemskega dne, izkazujete spoštovanje obiskovalcem, ki so (tudi) zaradi vas obiskali sejem. Pri tem niti ni pomembno ali so na sejem prišli samo iz nekaj kilometrov oddaljenega podjetja ali pa z drugega konca sveta in so za potovanje plačali več tisoč evrov. Nedopustno je torej, da obiskovalci naletijo na prazno stojnico v kateremkoli času sejma. Na razstavnem prostoru mora biti zato vaše osebje prisotno vsak dan sejma od prve do zadnje minute (običajno od 9.00 do 18.00, zadnji dan do 17.00). Predvsem zadnji dan organizatorji sejma vse bolj strogo nadzorujejo upoštevanje tega pravila. Za kršitelje so na nekaterih sejmih predvidene denarne kazni, na bolj zasedenih prireditvah pa lahko tvegate, da na prihodnjem sejmu ne boste več dobili prostora. Priporočamo, da svoje potovanje (letalske prevoze, denimo) načrtujete tako, da bo vsaj ena oseba iz podjetja lahko ostala tudi zadnji dan do zadnje minute na stojnici. To pomeni, da morajo na razstavnem prostoru ostati do konca tudi vsi eksponati oziroma da ne smete začeti s pospravljanjem pred zaključkom sejma.

Lažni katalogi, računi, baze podatkov in druge spletne prevare

Žal se veliko razstavljavcev prej ali slej sreča z goljufi, ki se predstavljajo kot uradni založniki sejemskih katalogov. Oddaja podpisanega obrazca pomeni vaš pristanek na pogoje v drobnem tisku, ki vas lahko stanejo nekaj tisoč evrov več let zaporedoma (obveza plačevanja nekakšne letne naročnine za tri leta, na primer). V dvomu nas pokličite oziroma nam pošljite kopijo dopisa, pa vam bomo nemudoma odgovorili, če gre za lažne ponudnike.

Vse več je tudi primerov izdajanja lažnih računov. Ti so na prvi pogled podobni pravim (logotip sejma, organizatorja itd.), vendar jih razmeroma lahko prepoznamo, saj običajno na njih ni vaše davčne številke, po IBAN oznaki lahko običajno vidimo, da ne gre za račun pri nemški banki in podobno. Velja obvezno pravilo »štirih oči«, torej da račun preverita tako oseba, ki je naročala storitve kot računovodja, v dvomih pa nas takoj pokličite. Razstavljavci na Düsseldorfskem sejmu lahko najdejo kopije izdanih računov v aplikaciji OOS Online Order System.

Naše sejemske hiše ne prodajajo podatkov o obiskovalcih, zato so lažne vse ponudbe, ki jih boste morda prejeli za nakup tovrstnih baz podatkov.

Kraje pri postavljanju in podiranju stojnic ter v času sejma

Sejemski organizatorji ne prevzemajo odgovornosti za morebitne kraje, kajti nihče ne more zagotoviti popolnega nadzora med sejmom, še manj pa v času postavljanja in podiranja stojnic. Takrat je v halah nekaj sto ali celo nekaj tisoč ljudi, gneča in vrvež pa  pomenita priložnost, ki dela tatu. Priporočamo torej poostren nadzor vseh eksponatov ter orodja in pripomočkov za postavljanje oziroma podiranje stojnic. V času sejma, predvsem ponoči, na stojnicah ne puščajte dragocenih predmetov (računalnikov, TV zaslonov, predvajalnikov in podobno) oziroma jih zaklenite v shrambe. Če kljub vsej pazljivosti pride do kraje, nemudoma obvestite policijo in zahtevajte zapisnik. Tega boste potrebovali tudi za knjigovodske evidence. Policijsko postajo boste našli na vseh naših sejmiščih v Nemčiji. Večina sejmišč ponuja tudi storitve varovanja, ki pa običajno niso poceni.